В соответствии с изменениями в трудовом законодательстве в 2022 году работодатели должны правильно отражать в трудовых книжках сведения о работниках, занятых неполный рабочий день. Для работников, работающих неполный рабочий день, в том числе по совместительству, необходимо внести соответствующие записи, отражающие их трудовой статус. В первую очередь необходимо следить за тем, чтобы в записях точно указывались вид работы и продолжительность занятости.
Порядок ведения трудовых книжек совместителей следующий: при оформлении совместителей в записи в трудовой книжке указывается вид работы и период занятости. Дата внесения записи должна совпадать с фактической датой начала работы по совместительству, а в случае внесения изменений они должны быть четко задокументированы с внесением соответствующих изменений в трудовую книжку.
Работодатели должны знать, что на сотрудников, работающих неполный рабочий день, которых часто называют «двойными работниками», распространяются те же стандарты ведения учета, что и на работников, работающих полный рабочий день. Однако в записях должны быть сделаны особые различия, отражающие их уникальные трудовые соглашения. Важно, чтобы бухгалтеры и специалисты по кадрам следовали этим инструкциям, чтобы избежать расхождений в отчетности.
Соблюдая эти правила, компании могут гарантировать, что их трудовые книжки точны и соответствуют требованиям законодательства. Эти правила разработаны для того, чтобы упростить процесс отчетности и предотвратить возможные проблемы во время аудита или юридических проверок.
Как вносить в трудовые книжки записи о работниках, занятых неполный рабочий день, согласно Роструду
Для работников, работающих неполный рабочий день, записи в трудовых книжках должны отражать их трудовой статус. Согласно руководству, работодатели должны указывать дату начала работы, занимаемую должность и наименование работодателя. В записи также должно быть указано, что человек работает «неполный рабочий день», что отличает его от работника, занятого полный рабочий день.
Для тех, кто нанят по дополнительному контракту, необходимо указать, что они работают по договору «неполный рабочий день». Должность должна быть четко указана со ссылкой на конкретный контракт, по которому работает человек. Это обеспечит правильную категоризацию в официальных трудовых книгах.
В 2021 году была уточнена практика внесения изменений в трудовые книжки работников, работающих по совместительству: в обновлениях было указано, что такие работники должны быть четко обозначены в книжке как «совместитель» или «совместитель», особенно если их обязанности выполняются по дополнительному договору. В указаниях Роструда уточняется, что эти записи должны быть сделаны с точностью, исключающей двусмысленность в отношении характера занятости.
С 2022 года бухгалтерам и сотрудникам, занимающимся начислением заработной платы, рекомендуется быть особенно внимательными к обновлениям в трудовой книжке для работников, работающих по совместительству. Термин «совместный работник» следует использовать, когда человек работает у нескольких работодателей, с отдельными записями в каждой из их книг, при условии, что обязанности соответствуют графику неполного рабочего дня.
Работодатели несут ответственность за то, чтобы все изменения в статусе занятости, такие как переход с полного на неполный рабочий день, точно отражались в трудовых книгах, отражая любые изменения в условиях договора. Это поможет избежать расхождений в будущем и обеспечит достоверность записей в трудовых книжках для сотрудников, работающих неполный рабочий день.
Основные различия в учете сотрудников, работающих неполный рабочий день, и сотрудников, работающих полный рабочий день
Согласно недавно принятым руководящим принципам, существуют особые правила документирования работников, работающих по краткосрочным контрактам, по сравнению с работниками, занятыми полный рабочий день. Основные различия описаны ниже:
1. Информация, которую необходимо включать для работников, работающих неполный рабочий день
- Основное различие заключается в том, что рабочее время сотрудников, работающих неполный рабочий день, должно быть отмечено иначе. Для таких работников необходимо указывать точное количество часов, отработанных в день или неделю.
- В 2021 и 2022 годах работодатели должны обязательно указывать тип контракта: временный или на неполный рабочий день.
- Работодатели должны фиксировать даты начала и окончания контракта с работником, работающим неполный рабочий день, а также все соответствующие изменения, внесенные в период действия контракта.
2. Изменения для работников, занятых полный рабочий день
- У сотрудников, работающих на полную ставку, меньше сложностей с документацией. Необходимо указывать только основные сведения, такие как название должности, дата начала работы и статус занятости.
- Для работников, занятых полный рабочий день, нет необходимости проводить различие между неполным и полным рабочим днем, поскольку они, как правило, работают полный рабочий день, установленный организацией.
- Любые изменения в должности, зарплате или должностных обязанностях также фиксируются, хотя общий контракт остается неизменным, если не заключено официальное соглашение.
Работодателям следует обратить пристальное внимание на эти различия, чтобы обеспечить соблюдение последних норм трудового законодательства и точное ведение документации для обеих категорий работников.
Что изменилось для работодателей и бухгалтеров в 2021 и 2022 годах в отношении ведения трудовых книжек?
В 2021 и 2022 годах российским работодателям и бухгалтерам пришлось адаптироваться к новым требованиям, касающимся включения в трудовые книжки сотрудников, работающих неполный рабочий день и временно. Эти изменения оказали непосредственное влияние на порядок отражения сведений о работе в личных трудовых книжках.
Основные изменения для работодателей
Работодатели теперь должны следить за тем, чтобы все работники, занятые неполный рабочий день или временно, были точно отражены в их трудовых книжках. Ранее некоторые виды работников, например, работающие по временным контрактам или по совместительству, не всегда учитывались одинаково. Новые правила требуют, чтобы в трудовых книжках работников, работающих неполный рабочий день или временно, были правильно отражены все сведения о занятости. Работодатели обязаны вносить в трудовые книжки таких работников конкретную информацию, включая тип занятости и отработанный период.
Рекомендации для бухгалтеров
Бухгалтерам нужно быть внимательнее при ведении учета сотрудников, работающих по временным договорам или по совместительству. В 2021 году Министерство труда и социальной защиты разъяснило, что даже для сотрудников, работающих неполный рабочий день или имеющих двойную занятость, в трудовой книжке должен быть отражен весь объем их трудовой биографии, включая точные даты и условия найма. Это позволило ввести более детальный процесс документирования временных работников и работников с несколькими должностями, обеспечив прозрачность и соблюдение трудового законодательства.
Документирование нескольких должностей в трудовых книжках сотрудников
Для лиц, занимающих несколько должностей, очень важно правильно отразить условия их труда в трудовой книжке. С 2022 года в правилах документирования деятельности таких сотрудников произошли изменения. Согласно обновленному руководству, при внесении данных о сотрудниках, занимающих несколько должностей, каждая роль должна быть указана в трудовой книжке отдельно. Это относится к работникам, занятым неполный рабочий день, и к тем, кто работает по совместительству. Следует тщательно указывать год приема на работу, а также конкретные названия должностей и соответствующие даты по каждому месту работы.
Для сотрудников, занимающих несколько должностей, важно отражать каждую из них в разных записях. Например, если сотрудник работает с 2021 года на одной должности, а в 2022 году устраивается на другую работу по совместительству, то в трудовой книжке должны быть указаны даты и условия каждой из них. В трудовых книжках должны быть четко отражены эти отдельные работы, показаны как разные периоды работы.
Изменения в процесс документирования были внесены для того, чтобы внести больше ясности для бухгалтеров. Они должны обеспечить точную регистрацию каждой должности, а также четкое определение соответствующих названий должностей и периодов работы. Эти изменения упрощают процесс разграничения основной и дополнительной работы, что облегчает управление несколькими ролями в записях одного сотрудника.
Работодателям следует убедиться в том, что их записи в книгах соответствуют последним нормативным актам, что позволит избежать путаницы при управлении должностями с неполным рабочим днем и дополнительными должностями. Эти обновления призваны упорядочить бухгалтерскую практику и предотвратить ошибки в трудовой биографии людей, занимающих несколько параллельных должностей.
Распространенные ошибки при учете неполного рабочего времени и способы их избежать
Одна из самых частых ошибок при работе по совместительству — неправильное указание данных о занятости в официальной документации. Критической ошибкой является неуказание роли в качестве «параллельной должности» или «вторичной занятости», когда это применимо. Это может привести к путанице и неправильному отражению данных как для целей налогообложения, так и для соблюдения трудового законодательства. Обязательно уточняйте характер работы, является ли она основной или вторичной, исходя из режима работы сотрудника.
Основные ошибки, которых следует избегать
1. Неправильные даты и периоды работы
У сотрудников, работающих по совместительству, должны быть точно указаны даты приема на работу. В 2021 и 2022 годах изменения в трудовом законодательстве подчеркивают необходимость документировать точные даты начала и окончания работы на таких должностях. Если работник в течение года работает неполный рабочий день, а в следующем году продолжает работать в другом качестве, убедитесь, что в записях отражены точные периоды выполнения каждой роли.
2. Невозможность обновить график работы
Неточная отчетность о рабочем времени может привести к расхождениям между графиком и фактически отработанными часами. Обязательно указывайте подробную информацию о количестве отработанных часов в неделю, особенно в тех случаях, когда сотрудники нанимаются по гибкому графику или на неполный рабочий день, обеспечивая соблюдение трудовых норм.
Шаги для обеспечения точности
1. Дважды проверьте соответствие документов
Убедитесь, что записи в трудовой книжке соответствуют договору и ведомостям начисления заработной платы. Несоответствие между этими документами может стать причиной аудита и привести к штрафам или пеням. Это касается точных названий должностей, условий найма и точной продолжительности работы.
2. Записывайте правильную налоговую информацию
Налогооблагаемый доход от работы по совместительству должен быть правильно указан в документации. Бухгалтерам важно знать, как правильно отразить неполную занятость в налоговом году, учитывая возможные изменения с 2021 по 2022 год. Неправильные налоговые записи могут повлиять как на обязанности работодателя, так и на обязанности работника по предоставлению отчетности.
Регулярно обновляйте трудовые книжки, особенно когда работник, занятый неполный рабочий день, переходит на полную ставку или берет на себя дополнительные обязанности. Убедитесь, что любые изменения условий найма, включая корректировку оклада или изменение названия должности, незамедлительно отражаются в трудовой книжке работника.
Шаги по правильному обновлению трудовых книжек после изменений в законодательстве в 2021 и 2022 годах
Чтобы обеспечить надлежащее соблюдение обновлений законодательства в 2021 и 2022 годах, бухгалтерам необходимо тщательно пересмотреть и обновить трудовые книжки сотрудников, работающих по дополнительным соглашениям. Эти обновления должны быть выполнены в соответствии с конкретными требованиями к записи данных в трудовых книжках. Необходимо предпринять следующие шаги:
1. Обновите формат записи: Убедитесь, что в записи о сотрудниках, работающих по дополнительным контрактам, указаны точные даты и должности, как того требуют новые правила. В трудовой книжке должен быть указан тип занятости (основная или дополнительная) и продолжительность таких соглашений.
2. Приспособиться к новым стандартам документооборота: В соответствии с изменениями, подробные записи теперь должны отражать не только основные условия трудоустройства, но и включать конкретные сведения о работе, выполненной по нескольким соглашениям. Формат был уточнен с учетом случаев совмещения должностей, чтобы исключить двусмысленность в отношении характера выполняемой работы.
3. Обеспечить правильное документирование наименований должностей: Названия должностей и обязанности, указанные в контракте, должны быть четко отражены в личном деле сотрудника. Для обновлений 2021-2022 годов должности, занимаемые одновременно, должны быть надлежащим образом задокументированы, чтобы отражать как основные, так и второстепенные роли, как указано в законодательстве.
4. Документируйте даты найма: Точное указание дат начала и окончания каждого трудового договора является обязательным. Бухгалтер должен регистрировать каждый период работы по дополнительным соглашениям отдельно, следя за тем, чтобы все даты совпадали с информацией, предоставленной работником и работодателем.
5. Проверьте соблюдение налогового законодательства и законодательства о социальном страховании: При обновлении записей бухгалтеры должны сверять их с соответствующими записями по налогам и социальному обеспечению, чтобы убедиться, что все юридические обязательства соблюдены. Это включает в себя правильное заполнение отчетов по каждому месту работы, как основному, так и дополнительному.
6. Дважды проверьте все записи на наличие ошибок: перед тем как завершить обновление, проверьте правильность всей информации. Ошибки в датах, названиях должностей или отсутствие информации могут привести к расхождениям в юридической или финансовой отчетности. Исправьте все ошибки перед отправкой.
Следуя этим шагам, организации смогут оставаться в соответствии с пересмотренным законодательством о дополнительной занятости и избежать потенциальных штрафов или неточностей в ведении учета. Правильное обновление данных имеет решающее значение для обеспечения прозрачности и точности отслеживания трудовой биографии сотрудников как по основным, так и по дополнительным договорам.